電子郵件每天承載大量的工作溝通與資訊往來，從撰寫新信、回覆來信、閱讀長篇內容，到處理外文郵件，都可能占用不少時間。
新軟郵件伺服器將 AI 導入日常郵件處理流程，提供 AI 寫信、AI 回信、AI 摘要、AI 翻譯及 Telegram AI 郵件窗口等功能。使用者只需以日常口語描述需求，即可讓 AI 協助整理內容、產生草稿、掌握郵件重點，或透過 Telegram 查詢與處理郵件事務，減少繁瑣、重複的文字處理工作。
電子郵件帳戶一旦遭到盜用，不僅可能造成郵件內容外洩，也可能被冒用身分寄送問題信件，甚至成為進一步網路攻擊的管道。因此，除了設定安全的密碼之外，完善的身分認證機制也是郵件安全的重要一環。
新軟郵件伺服器提供多元身分認證與帳戶防護機制，可依不同使用環境與資安需求，搭配傳統帳號密碼、FIDO2 安全金鑰及雙重認證等方式，從密碼管理到身分確認，進一步提升郵件帳戶的登入安全。
電子郵件是日常通訊與資訊交換的重要工具，一旦郵件伺服器因硬體故障、儲存設備損毀、停電或網路中斷而停止服務，不僅影響信件收發，也可能造成重要郵件資料暫時無法存取。
新軟郵件伺服器針對不同異常狀況，提供雙主機即時備援、異地備援、信箱災難復原、USB 硬碟備份、RAID-1 磁碟鏡射及備援電源等多重設計，降低單一主機、硬碟、電源或據點故障所造成的影響，提升郵件系統的持續運作與復原能力。
透過電子郵件傳送大型檔案時，常會受到寄件端或收件端郵件伺服器的單封信件容量限制，導致郵件遭拒收或退信。
新軟郵件伺服器提供「雲端附件」功能，當郵件附件較大時，系統可將附件轉存至個人網路磁碟，並於信件中自動加入檔案下載連結；收件人只需點選連結，即可下載原始檔案。
透過將大型附件與郵件本身分開傳遞，可有效降低因附件容量過大造成的寄送失敗問題，讓大型文件、圖片、簡報或其他工作檔案都能更方便地透過電子郵件分享。
垃圾郵件、釣魚郵件與詐騙郵件不斷變換主旨、文字內容及寄送方式，僅依靠關鍵字、黑名單或固定規則的過濾方式，往往必須在新型態問題郵件出現後，才能逐步建立對應的防護規則。
MLS-710 以上型號可搭配「AI 垃圾郵件過濾」訂閱服務，透過日常郵件中的各項特徵進行分析與學習，建立更貼近實際使用環境的郵件判斷機制。即使問題郵件刻意修改部分文字、主旨或內容形式，AI 仍可依據信件間的相似特徵進行綜合判斷，提高對變種垃圾郵件、釣魚郵件與詐騙郵件的辨識能力。
遭隔離的疑似問題郵件，系統會定期以郵件通知收件者，由使用者自行查看並決定是否取回，不必每次都透過管理人員處理。
支援型號：MLS-710 以上型號｜服務方式：訂閱服務
可防堵各種變種垃圾信：
至於被隔離的問題信件，系統會定時以郵件通知的方式告知收件者。讓收件者自行決定是否將被隔離的郵件取回，完全不需再麻煩管理人員。
除了電子郵件之外，行事曆與通訊錄也是日常工作及資訊管理的重要工具。若不同電腦、手機與應用程式之間的資料無法同步，往往需要重複建立行程與聯絡資訊，使用上相當不便。
新軟郵件伺服器內建 CalDAV／CardDAV 服務，可提供行事曆與通訊錄同步功能，方便與支援相關標準的應用程式及裝置搭配使用，例如 iOS 行事曆／聯絡人，以及 Outlook、Google、Android 等相容環境。
無論在辦公室使用電腦，或外出透過手機、平板查看資料，都能更方便地取得一致的行程與聯絡資訊，讓郵件、行事曆與通訊錄更容易整合於日常工作環境之中。
每天面對大量待處理郵件時，有些信件必須立即處理，有些雖然不急迫，卻又不能忘記。除了利用不同資料夾分類信件之外，新軟郵件伺服器亦提供「延後收信」與「延後發信」功能，協助使用者更有彈性地安排郵件處理時間。
延後收信：
對於目前不需立即處理、但又擔心稍後忘記的郵件，可使用「延後收信」功能，將信件暫時延後至指定時間再次出現。如此即可先專心處理真正急迫的重要郵件，減少收件匣同時堆積大量待辦信件所造成的干擾。
延後發信：
當郵件已完成撰寫但不適合立即寄出時，可利用「延後發信」功能，預先設定寄送日期與時間，由系統於指定時間自動寄出。除了預約寄信給他人，也可將需要提醒自己的事項預先寫成郵件，設定於未來特定時間寄給自己，作為簡單實用的工作提醒工具。
透過延後收信與延後發信的搭配，使用者可以更有計畫地安排郵件的處理與寄送時間，減少信箱雜亂，也讓日常工作節奏更加有效率。
除了前述的 AI 垃圾郵件過濾服務之外，新軟全系列郵件伺服器本身亦內建多重垃圾郵件掃描與過濾機制，可從不同層面協助判斷及攔截垃圾郵件、廣告郵件與其他問題信件。
系統並可搭配回饋學習機制，以及管理者與個人皆可設定的郵件規則、黑名單與白名單等功能，依照實際使用環境建立更完整的垃圾郵件防護，降低大量無用或可疑信件進入使用者信箱所造成的干擾。
對於遭系統攔截或隔離的問題郵件，亦可透過通知機制告知使用者，讓收件者掌握被過濾的郵件資訊，降低重要信件因誤判而未被察覺的情況。
郵件安全不能只防範外部問題信件進入，也必須留意內部問題信件被寄出去。當使用者帳號密碼外洩，或內部電腦遭惡意程式控制時，郵件帳號可能在使用者不知情的情況下被大量用來寄送垃圾郵件、詐騙信件或其他問題郵件。
新軟郵件伺服器提供雙向郵件過濾機制，除了檢查外部寄入信件，也會針對向外寄送的郵件進行安全檢查。當系統判斷外寄郵件有問題而予以阻擋時，並可透過通知信告知寄件者，協助及早發現帳號遭冒用或設備異常等情況，降低郵件伺服器遭濫用並被列入 RBL 等拒收名單的風險。
若某個來源突然在短時間內大量寄信或寄送給大量收件者，可能代表帳號遭盜用、設備中毒，或正在進行異常郵件發送。新軟郵件伺服器提供多項郵件寄送量臨界值管制，包括：
當郵件寄送量超過管理者設定的臨界值時，系統即可阻擋後續異常郵件發送，並主動寄送通知信給管理人員。透過寄送量管制，可及早限制大量問題郵件持續向外發送，降低郵件伺服器遭濫用及被列入拒收名單的風險。
電子郵件記錄了大量工作往來、決策過程與重要資訊，是公司、學校、政府機關及各類組織重要的數位資產與「組織記憶」。因此，除了日常收發之外，如何妥善控管並長期保存重要郵件，也是一套完整郵件系統的重要功能。
新軟在 MLS-710 以上型號中內建郵件稽核、歸檔與近線備份功能。當信件符合預先設定的稽核條件時，系統可先暫停該封郵件的遞送，待指定人員完成審查並確認通過後，再繼續後續寄送流程，協助使用單位建立必要的郵件內容管理機制。
信件完成相關遞送流程後，可由系統自動歸檔保存。即使日後使用者將原信箱中的郵件刪除，歸檔資料仍可持續保留，降低重要郵件因誤刪、信箱整理或人員異動而消失的風險。管理人員亦可透過操作介面依條件搜尋、調閱及取回歷史郵件。
歸檔資料亦可另外進行近線備份，保存至 NAS、Samba 檔案伺服器等外部儲存設備，為長期保存的郵件資料增加另一份備份，進一步提升重要郵件資料的保存完整性。
支援型號：MLS-710 以上型號
「信明明寄出了，為什麼對方沒收到？」、「對方說已經寄信，但信箱裡卻找不到？」這類問題往往無法單從使用者畫面判斷原因，必須進一步檢查郵件伺服器的連線、遞送與安全過濾紀錄。
新軟郵件伺服器針對郵件收發過程保留詳細紀錄，包括與寄件者、收件者及其他郵件伺服器的連線資訊、郵件安全機制過濾日誌，以及郵件佇列與遞送紀錄等。管理人員可藉此追查郵件處理過程，更快掌握問題發生在哪一個環節，縮短故障排除與使用者問題處理所需的時間。
部分郵件伺服器或郵件系統採用帳號授權方式，設備可建立的使用者數量受到授權限制；當人數增加時，往往還必須額外購買帳號授權，增加後續使用成本。
新軟硬體郵件伺服器各型號所標示的人數，是依據硬體效能與預期使用負載所提供的建議使用人數；系統功能本身不另外設定帳號數量授權上限。因此，當公司、學校、政府機關或其他使用單位的人員增加時，可依實際需求建立更多郵件帳號，不必因新增帳號而額外購買使用者授權。
實際可順暢服務的人數仍會受到設備型號、郵件使用量、儲存容量及啟用功能等因素影響，使用單位可依實際環境選擇適合的機型。
無論在辦公室、外出或其他網路環境使用電子郵件，透過加密連線保護登入帳密與郵件傳輸內容，都是郵件通訊安全的重要一環。
新軟郵件伺服器內建 SSL/TLS 憑證管理功能，可匯入自行申請的伺服器憑證。使用者透過 SMTPS、POP3S、IMAPS 或 HTTPS 等加密方式連接郵件伺服器時，即可利用有效且受信任的憑證建立加密連線。
除了保護帳號密碼與郵件資料在網路傳輸過程中的安全，也可避免因使用自行簽署或無法驗證的憑證，而讓瀏覽器或郵件軟體出現「不安全」、「無法驗證憑證」等警告訊息，兼顧郵件通訊安全與使用便利性。
隨著手機與平板成為日常工作的重要工具，電子郵件也不再侷限於辦公室電腦使用。為提升行動裝置使用郵件的便利性，新軟免費提供專屬 NUSOFT Mail APP，讓使用者能更方便地透過行動裝置使用郵件服務。
NUSOFT Mail APP 可簡化郵件帳號設定流程，並整合行動裝置與郵件伺服器上的通訊錄資訊，減少使用者自行設定各項郵件參數的繁瑣步驟。
同時支援新郵件即時通知功能，當郵件伺服器收到新信件時，即可主動通知使用者，不必讓行動裝置頻繁定時檢查信箱，也不需要使用者反覆手動收取郵件。無論外出、開會或不在電腦旁，都能即時掌握新郵件資訊。